Datenschutzerklärung

T-S-S UG (haftungsbeschränkt)

Akazienstr. 19, 45525 Hattingen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der ZEITTREUE-App (nachfolgend „Angebot“):

Datenschutzkontakt:

datenschutz@zeittreue.de

Allgemeine Anfragen richten Sie bitte an vertrieb@zeittreue.de.

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist im Unternehmensumfeld der jeweiligen ZEITTREUE-Kunden (Arbeitgeber) bestellt; für Anfragen Ihrer Mitarbeiterdaten wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber.

Diese Datenschutzerklärung gliedert sich in zwei Bereiche:

• A. Website-Besucher – Personen, die unsere öffentliche Website besuchen oder Kontakt-/Pilot-/Demo-Formulare ausfüllen.
• B. Nutzer der ZEITTREUE-App – Mitarbeiter, die im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses die Zeiterfassungs-App nutzen.

Verantwortlich für die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten in der App ist jeweils der Arbeitgeber (Betreiber); T-S-S UG tritt dabei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf.

A.1 Bereitstellung der Website & Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser- und Betriebssystem) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren, fehlerfreien Betrieb der Website). Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland über unseren Hosting-Anbieter Base44 (siehe Abschnitt C).

IP-Adressen werden nach spätestens 7 Tagen verkürzt oder gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

A.2 Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung der Sitzung und der Grundfunktionen. Nicht-notwendige Cookies (z. B. Analytics) setzen wir nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über den Cookie-Banner erteilen und jederzeit widerrufen können. Sie können Ihre Browser-Einstellungen so konfigurieren, dass Cookies abgelehnt werden.

A.3 Kontakt-, Pilot- und Demo-Formulare

Wenn Sie uns über ein Formular (Pilot-Bewerbung, Demo-Anfrage, allgemeines Kontaktformular) kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anzahl Mitarbeiter, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Diese Daten werden bis zur Abwicklung der Anfrage, längstens jedoch 24 Monate nach letztem Kontakt gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtlich) entgegenstehen.

Die ZEITTREUE-App dient der Erfassung, Verwaltung und revisionssicheren Aufbewahrung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten ist der jeweilige Arbeitgeber; T-S-S UG verarbeitet diese Daten im Auftrag (Art. 28 DSGVO).

B.1 Erhobene Daten

• Name, E-Mail-Adresse, Personalnummer
• Arbeitszeiten (Start, Ende, Pause, Datum), Stempelzeiten
• Urlaubs- und Krankheitstage, Abwesenheiten
• Projektzeiterfassungen
• Monatsberichte und digitale Unterschriften
• Benachrichtigungseinstellungen
• Audit-Logs (Änderungshistorie)

B.2 Zweck & Rechtsgrundlage

• Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Arbeitsverhältnisses)
• Verwaltung von Urlaubsansprüchen und Abwesenheiten
• Erstellung von Monatsberichten und Stundenzetteln
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Interne Kommunikation über Benachrichtigungen und Messenger (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

B.3 Datenübermittlung an Telegram

Sofern Benachrichtigungen (Erinnerungen, Freigaben, Urlaubsanträge) über den Telegram-Bot versendet werden, werden dazu die für die Zustellung notwendigen Daten (Telegram-Nutzername/-ID sowie die zu übermittelnden Arbeits- und Abwesenheitsinformationen) an Telegram (Telegram Messenger Inc.) übermittelt. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO im Interesse einer zeitnahen, praktischen Benachrichtigung. Telegram verarbeitet die Daten in Drittländern (siehe Abschnitt D). Die Nutzung von Telegram ist für die Mitarbeiter freiwillig und kann in den Einstellungen deaktiviert werden; die gesetzliche Arbeitszeiterfassung erfolgt unabhängig davon in der App.

B.4 Zahlungsabwicklung über Wix / Base44 Payments

Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Pro-Abonnements erfolgt die Zahlungsabwicklung über Wix Payments (als „Base44 Payments" bezeichnet, Anbieter: Wix.com Ltd.). Wir erhalten dabei die Bestell- und Abrechnungsdaten (Produkt, Menge, Betrag, Status, Bestellnummer). Die Eingabe der Zahlungsdaten (Kreditkarte, SEPA etc.) erfolgt ausschließlich auf der Wix-Checkout-Seite; wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) bzw. Verantwortliche ein:

• Base44 – Hosting, Datenbank und Plattform-Infrastruktur. Serverstandort Deutschland (Frankfurt). AVV abgeschlossen.
• Telegram Messenger Inc. – Zustellung von Benachrichtigungen (siehe B.3). Verantwortlicher für die Verarbeitung bei Telegram ist Telegram selbst; Übermittlung in ein Drittland (siehe D).
• Wix.com Ltd. – Zahlungsabwicklung (Wix Payments / Base44 Payments, siehe B.4).

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt mit Base44 vor; der AVV für Ihr Unternehmen kann unter der DPA-Seite abgerufen und gemeinsam abgeschlossen werden.

Die Verarbeitung durch Base44 findet in Deutschland (EU) statt; hier besteht kein Drittland-Transfer.

Telegram: Telegram Messenger Inc. hat seinen Sitz außerhalb der EU. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie die Telegram-Benachrichtigung aktiv nutzen. Soweit keine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission vorliegt, erfolgt die Übermittlung auf Basis der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie ggf. zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Da Telegram als Verantwortlicher über die nähere Ausgestaltung entscheidet, empfehlen wir, die Datenschutzhinweise von Telegram zu beachten.

Wix: Wix.com Ltd. verarbeitet Daten im Rahmen der Zahlungsabwicklung; Transfer in Drittländer kann nach den Bestimmungen von Wix erfolgen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Wix.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

• Website-Logfiles: max. 7 Tage, dann Verkürzung/Löschung der IP-Adresse.
• Kontakt-/Pilot-/Demo-Anfragen: bis zur Abwicklung, längstens 24 Monate nach letztem Kontakt.
• Arbeitszeitdaten & Monatsberichte: für die Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (mindestens 2 Jahre nach § 16 ArbZG bzw. § 147 AO, ggf. bis zu 10 Jahre).
• Audit-Logs: 24 Monate, soweit keine längere gesetzliche Pflicht besteht.
• Kauf- und Bestelldaten: nach handels- und steuerrechtlichen Fristen (i. d. R. 10 Jahre, § 147 AO).

Sie haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 108–110, 40477 Düsseldorf.

Der Zugriff auf Ihre Daten ist durch Row-Level Security geschützt. Mitarbeiter können ausschließlich ihre eigenen Daten einsehen und bearbeiten. Vorgesetzte und Administratoren haben erweiterte Zugriffsrechte für die Teamverwaltung. Alle Änderungen werden in einem Audit-Log protokolliert.

Sämtliche Datenübertragung zwischen Ihrem Endgerät und unseren Systemen erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Backups werden verschlüsselt in der EU (Frankfurt) gespeichert und sind zugriffsgeschützt.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt, das rechtliche Wirkungen für Sie entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Arbeitszeitdaten werden ausschließlich zu den oben genannten Zwecken (Erfassung, Berichterstattung, Genehmigung) verarbeitet und nicht zur automatisierten Leistungs- oder Verhaltensbewertung herangezogen.

Für die Verarbeitung im Rahmen von ZEITTREUE durch die jeweiligen Arbeitgeber (Verantwortliche) ist im Unternehmensumfeld der Kunden ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt. Anfragen zu Ihren Mitarbeiterdaten richten Sie bitte an Ihren Arbeitgeber.

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderung gesetzlicher oder tatsächlicher Umstände angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Das Datum des letzten Standes ist oben angegeben.